Tips Mengirimkan Sampel di Dalam dan ke Luar Negeri

Last update: 12 Januari 2020

Tulisan ini saya buat karena saya merasa perlu membagi pengalaman saya, mengingat mengambil sampel dari lapangan untuk eksplorasi maupun kegiatan pengambilan data itu sudah membutuhkan effort, namun membawanya serta atau pun mengirim, bisa menjadi satu masalah yang besar ketika kita tidak mengetahui regulasinya. Berikut saya ada beberapa tips untuk mengirim sampel baik di dalam maupun ke luar negeri, yang saya dapat dari pengalaman saya beberapa tahun ini.

Sampel yang saya bawa sepulang dari Mahakam Ulu, Kaltim 

SAMPEL BATUAN

Gampang-gampang susah untuk membawa sampel batuan, yerutama sejak akhir 2014 hingga awal 2015 ini, tren batumulia sedang naik daun. Semua pihak selalu latah ketika mendengar barang yang dibawa adalah batuan, padahal tidak semua batuan termasuk batumulia.

1. GUNAKAN JASA CARGO YANG UMUMNYA BERADA 1 LOKASI DENGAN BANDARA, HANYA BERBEDA GEDUNG

Mengirim menggunakan jasa cargo, jauh lebih murah dibanding jasa ekspedisi, maupun membayar over bagasi pada pesawat. Sebagai perbandingan, biaya overbagasi yang saya tahu untuk pesawat berlogo burung biru untuk Makassar-Bandung adalah 36rb/kg (1,5% x harga tiket termahal di rute tsb), sedangkan dengan menggunakannjasa cargo, kita hanya membayar 14rb/kg , dan jasa handling kiriman di bandara tujuan 45rb. Jika kiriman saya 50kg, maka jika membayar kelebihan bagasi 1,8jt , sedangkan jika menggunakan cargo 710rb + 45rb=755rb.

Bedanya lagi, kalau overbagasi, barang bisa diambil di belt conveyor di bandara kedatangan, sedangkan untuk cargo, diambil di terminal cargo bandara tujuan.

2. BAWALAH SURAT PENGANTAR ATAU SURAT JALAN TENTANG BARANG YANG AKAN DIBAWA

Hal ini sangat membantu, jika nantinya anda melewati xray bandara, anda tidak perlu bersusah-susah menjelaskan, kecuali ada pertanyaan dari petugas yang harus anda jawab. Surat ini bisa dibuat oleh instansi yang mengirim anda untuk mengambil sampel tersebut, atau pun perusahaan atau instansi tempat sampel tersebut diambil.

3. FOTO LAH SAMPEL SEBELUM DIBUNGKUS

Menyiapkan foto bisa sangat membantu, terutama jika kita memilih untuk membawa sampel via bagasi pesawat. Hal ini saya alami di bandara Makassar, dimana petugas xray sudah siap-siap untuk membongkar karung saya, karena diduga ada batu akik di dalamnya. Setelah saya berdiskusi panjang, akhirnya saya keluarkan laptop dan tablet, kemudian saya tunjukkan aktivitas saya selama di lapangan, dan sampel yang saya ambil di lapangan. Baru mereka paham, terlebih lagi saya jelaskan bahwa pekerjaan saya adalah tukang ketok batu gadungan, bukan tukang poles batu akik.

4. USAHAKAN ANDA TIDAK GUGUP, DAN MENGAMBIL SAMPEL BATUAN ADALAH PEKERJAAN YANG BIASA UNTUK ANDA

Secara psikologis, semenjak ramainya batumulia di seantero Indonesia, banyak orang yang ingin mendapatkan secuil batu dari si tukang batu. Ketika saya datang di hotel di Makassar dan membawa troli yang berisi sampel batuan yang naudzubillah beratnya, mulai dari petugas keamanan hotel, resepsionis, petugas xray dan petugas kargo menanyakan hal yang relatif sama, "adakah contoh batu yang tidak dibungkus, saya ingin melihat", atau "batunya warna apa? Ada yang merah, hijau atau biru tidak". Saya geleng-geleng kepala, karena yang mereka tanyakan tidak ada semua di sampel batuan saya.

SAMPEL AIR

5. PACKING SAMPEL AIR DENGAN KARDUS/COOLING BOX UNTUK MENGHINDARI RESIKO BOTOL PECAH

Berbeda dengan sampel batuan yang relatif kuat, sampel air sangat mudah tergencet dan khawatir pecah jika botolnya tidak cukup baik, ditambah handling di bagasi bandara yang semaunya sendiri, barang dilempar, ditimpa sama tas lain yg berat, dll. Supaya lebih aman, menggunakan cooling box sangat membantu, apalagi di dalamnya dimasukkan blue ice supaya suhu konstan. Untuk yang ingin mendapatkan parameter sifat kimia yang akurat, sebaiknya gunakan botol yang tidak bisa ditembus cahaya, yang cukup kuat dan tidak mudah penyok, dibanding membawa sampel dari botol air mineral.

6. JIKA MEMUNGKINKAN UNTUK DIBAWA BERSAMAAN DENGAN PENUMPANG, AKAN LEBIH BAIK

Semakin lama air disimpan, maka ada peluang air berubah komposisi kimianya, maka sebaiknya sampel air tidak perlu dikirim dengan menggunakan jasa ekspedisi atau cargo, asalkan ketika kita membawa sampel tersebut ke dalam bagasi, kita sudah mempunyai surat pengantar untuk menghindari kekhawatiran dari petugas bandara.

SAMPEL BATUBARA

7. BATUBARA TIDAK BISA DIKIRIM KARENA TERMASUK "COMBUSTIBLE GOODS"

Benarkah? Saya pikir tidak. Batubara memang bisa terbakar, namun berapa besar kalori yang diperlukan untuk memantik panas batubara hingga akhirnya terbakar. Toh batubara tidak semerta-merta terbakar dengan percikan korek api. Berbeda dengan spiritus, minyak, gas, yang sangat mudah terbakar. Sehingga, sampel ini hampir tidak akan mungkin bisa dibawa ke dalam bagasi. Solusinya? Baca lanjutannya di bawah

8. GUNAKAN JASA EKSPEDISI YANG BONAFIT DAN TIDAK RIBET

Bonafit, semua sepakat untuk itu. Nah, tidak ribet tuh seperti apa? Saya pernah membawa sampel batubara dari Melak, Kaltim untuk dikirim ke Bandung, dengan ekspedisi dengan awalan J, huruf belakang E, dan tengahnya N. Dari jadwal, dia bilang hanya 1 minggu. Surat pengantar sudah ditunjukkan, namun ternyata dia memerlukan surat pengantar lain, yang sudah diubah berkali-kali kemauannya tidak bisa kita turuti. Akhirnya ekspedisi ENJ (dibalik, bahasa Malang-an) menyarankan untuk dikirim via kapal saja, bisa 2 minggu. Saya menyanggupi, dan barang sampai di Bandung 2 bulan kemudian. Sejak saat itu, saya tidak akan menggunakan ekspedisi ini lagi. Lebih baik langsung datang ke bagian cargo dari pesawat, atau mengirimkan dari pengiriman yang menggunakan laut.

9. BOX KAYU, JANGAN HANYA KARDUS SAJA

Batubara sangat mudah hancur, terutama yang mempunyai kalori rendah dengan HGI yang tinggi. Jika menghendaki sampel tetap utuh, sebaiknya packing ulang sampel dengan box kayu.

10. FOTO NOMOR RESI, ALAMAT PENGIRIMAN, NOMOR TELEPON, DAN KONDISI SAMPEL KETIKA MASIH AKAN DIKIRIM

Hal ini untuk mengantisipasi keteledoran pihak ekspedisi, mengingat lokasi penelitian kita jauh, tidak mungkin kita mengklaim jika terjadi sesuatu tanpa adanua bukti fisik, sehingga jangan sampai nomor resi ataupun kontak dari pengirim hilang.

Semoga bermanfaat untuk para geologis atau eksplorer di luar sana... Saya tak mempersiapkan sampel juga untuk dikirim ke Auatria.. semangaat..

++++ MENGIRIM SAMPEL KE LUAR NEGERI 

(Update 30 Juli 2015)

Untuk penelitian disertasi saya, saya mengirimkan sampel dari Bandung menuju Leoben, Austria. Saya sudah mencari ekspedisi yang murah, namun dengan resiko yang kecil.

11. PERTIMBANGKAN UNTUK MENGIRIM BARANG KE LUAR NEGERI DENGAN JASA EKSPEDISI DI BANDARA

Saya sempat dibuat jengkel, dan akhirnya saya marah-marah karena ternyata, di sekitar bandara, terlalu banyak calo dan makelar yang akhirnya membuahkan kesimpulan, pengiriman ke luar negeri antar bandara terlalu berisiko. Saran saya, jangan mengirimkan sampel dengan menggunakan jasa ekspedisi yang ada di bandara, untuk pengiriman luar negeri. Jika pengirimannya dalam negeri, maka tidak ada masalah, karena kiriman hanya akan diambil dari bandara ke bandara. Namun jika luar negeri, maka kita akan mendapatkan kesulitan untuk melacak nomor resi ketika sudah berada di negara antah berantah.

12. GUNAKAN JASA DOOR TO DOOR

Untuk mengirim sampel batuan saya dari Bandung, hanya membutuhkan 5 hari saja sampai akhirnya kiriman saya sampai di Leoben, Austria. Memang tergolong mahal, namun sebanding dengan harga yang kita bayar. Ada banyak pilihan jasa ekspedisi, namun yang saya gunakan adalah jasa dari kantor Pos, atau EMS. Pertimbangannya, banyak peneliti yang ada di Museum Geologi mengirimkan sampel batuan juga dengan EMS, seperti misalnya ke Jerman, maupun ke negara lain. 

Dan ketika harus mengisikan nominal barang yang akan diasuransikan, saya isikan nominal <50 USD, dengan tujuan untuk mengurangi nilai barang yang akan saya bayar. Namun jika memang barang yang akan dikirim memang sangat berharga, silahkan isi sesuai yang akan diasuransikan. Jangan lupa, selalu foto dan catat nomor resi, sehingga kita bisa mengecek kapan pun barang yang kita kirim.

Saran saya, sebaiknya membawa surat dari 2 tempat, dari lokasi pengambilan sampel di Indonesia (jika itu di Indonesia) dan universitas tempat belajar. Semoga berhasil.

NB:

Beberapa contoh teman yang kuliah di Kyushu, Fukuoka:

1. Batubara: susah sekali mengirim batubara baik hand carry maupun ekspedisi dari Indonesia ke Jepang, akhirnya analisis dilakukan di Indonesia

2. Batuan: bisa dikirim atau pun dibawa langsung, asal membawa surat dari tempat mengambilnya dan universitas asalnya.

Kalau untuk Australia, mereka melarang sampel tanah dibawa masuk ke negaranya (dokumen kepabeanan dan customs dari Australia). Diberikan solusi lain seperti dengan melengkapi dokumen dan melakukan karantina terlebih dahulu 

(http://www.agriculture.gov.au/travelling/mail/cant-mail)

Update 12 Januari 2020

SAMPEL WAJIB MENYERTAKAN MATERIAL SAFETY DATA SHEET (MSDS) DAN CUSTOM DECLARATION

Material Safety Data Sheet berisi detail tentang deskripsi sampel, kemungkinan dapat terbakar atau tidak, perlakuan ketika terjadi kebencanaan, pemilik, dan informasi penting lain. MSDS didapat dari perusahaan tempat sampel diambil, biasanya sudah menjadi permintaan kalau mengirimkan di dalam dan luar negeri.

Kalau Custom Declaration didapat dari link terlampir ya.